Como padronizar processos sem engessar a operação?

Desde a origem do movimento de produção em massa até chegar às atuais e complexas operações da era digital, a busca por consistência e excelência sempre impulsionou a necessidade de padronização dos processos industriais. Inicialmente focada na eficiência, esta padronização rapidamente se revelou como um fator crucial para garantir a qualidade, evoluindo de simples instruções de trabalho para robustos sistemas de gestão.

Imagine uma empresa onde cada colaborador executa a mesma tarefa de maneiras diferentes: o resultado certamente apresentará inconsistência na qualidade, acompanhado por retrabalhos, desperdícios, custos adicionais e até insatisfação de clientes.

Na prática, sabemos que estes custos relacionados à má qualidade consumem um significativo percentual da receita de uma empresa, que, sem métricas, ficam ocultos. Por isso, padronizar os processos surge não apenas como uma ferramenta de organização, mas como uma estratégia essencial para garantir o lucro do negócio, e claro, elevar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Uma rota bem definida para esta jornada de melhoria contínua pode garantir que os processos se tornem mais adequados, enxutos, exatos e produtivos, em uma linha de raciocínio oposta a quem imagina que Qualidade engessa processos e traz burocracias.

Algumas dicas para nos levar ao sucesso de padronizar os processos:

• Elabore o SIPOC do processo para entendê-lo da forma mais realista. Por ser uma ferramenta de mapeamento, nos ajuda a identificar e entender os elementos chave de um processo ampliando a visão dos aspectos importantes que não poderão deixar ser contemplados na padronização.

• Considere as interfaces com outras áreas identificadas deste processo a ser padronizado. Isso garante que alterações definidas não engessem a fluidez entre as etapas da realização de um produto ou serviço. Não adianta melhorar um processo e comprometer outro.

• Busque oportunidades de melhorias nas ineficiências e retrabalhos detectados por quem executa a tarefa. Um Gemba realizado com exatidão nos coloca exatamente no lugar onde “as coisas acontecem” e nos mostram problemas reais que precisam de uma padronização para serem solucionados.

• Estude e planeje a mudança. Um formulário de gestão de mudanças certamente vai orientar essa análise crítica e garantir que riscos sejam detectados e mitigados antes que seja tarde.

• Mantenha a documentação dos processos clara, concisa e de fácil acesso. Isso garante que todos entendam os padrões estabelecidos, mas também facilita a identificação de áreas onde a flexibilidade é possível

• Efetive o “novo processo” e verifique os resultados para confirmar que a padronização cumpriu seu objetivo de definir claramente as etapas e fazer com que o produto ou serviço seja concluído sempre da mesma forma.

No fundo, isso se resume ao famoso ciclo PDCA que se completa ao executarmos uma padronização bem estruturada que considera qualidade, produtividade, lucro e excelência sem engessar as operações.

Acredite no poder das ferramentas da Qualidade.

---

SOBRE NÓS:

A Polymark está há 29 anos distribuindo filmes flexíveis para uma ampla gama de aplicações, incluindo embalagens para o setor alimentício, produtos de higiene e limpeza, cosméticos, farmacêuticos, envoltórios para presentes, flores, rótulos para garrafas e etiquetas.